前回の記事に引き続き、MW WP formの設定方法についてお話しします。

今回はお問い合わせメールを受け付けたあとに
「お問い合わせを受け付けました」という
自動返信メールが届く方法について解説したいと思います。

お問い合わせの回答までには時間がかかることが多いため
このメールがないと、問い合わせ者が「あれ届いたのかな……」と
不安になってしまいます。

 

自動返信メールに「○○さん」を入れる方法

お問い合わせを送ったら、たいていの場合は
返信で「○○(あなたの名前)さん、お問い合わせありがとうございます」と
送られてくると思います。

でも、どのようにしたら
自動で「○○さん」を入れることができるのでしょうか?

お問い合わせフォームを作った際に設定した
[mwform_text name=”(任意の名前)”]から
任意の名前だけを抜き出します。

例えば「name」に設定している場合は
「nameさん、お問い合わせありがとうございます」と
記入することで、「○○さん」と呼びかけることができます。

つまり、設定した任意の名前を項目に入力すれば
それと連動して、項目に名前が反映されるということです。

ちなみに、任意の名前は設定者のみぞ知る!なので
「なまえ」だろうか「namae」だろうかなんでもかまいません。

これはもちろん他の項目にも応用可能です。

例えば「お問い合わせ内容は以下になります」と書いて
相手に入力内容を確認してもらうこともできます。

  • お名前
  • メールアドレス
  • 件名
  • 本文

まさに「確認しないと落ち着かない」日本人にうってつけの機能ですね。

「自動返信メール」の項目を忘れずに!

お問い合わせフォームを作るのに重要な項目が
「自動返信メール」に相手のアドレスを登録するように設定することです。

自動返信メール

これを設定しないと「お問い合わせを受けました」という
自動返信メールが相手方へ届かなくなります。

設定方法は自動返信メールの設定の下の方にある
「自動返信メール」に「メールアドレス」の項目を入れるだけです。

※このとき、{メールアドレス}の形にする必要はありません。
メールアドレスと入れてください。

大事な項目なので、見落とさないでくださいね。

 

件名・送信者とメールアドレス設定も忘れずに!

お問い合わせを送るような人は
メルマガをいくつか読んでいる人が多いと想定されるため

もし、あなたの自動返信メールが
「aaa@bbb.jp 無題」で来てしまったら、
迷惑メール扱いされてしまうかもしれません。

読者がわかりやすいように、
「送信者 瑞穂  件名 お問い合わせありがとうございます」と
何についてのメールなのかはっきりと示すようにしましょう。

自動返信メールの設定

また、送信元のメールアドレスを設定するのを忘れてしまうと
「未入力の場合はワードプレスに登録したアドレス」が登録されるため
あなたのプライベートアドレスが流出する可能性があります。

これもしっかりと確認しておきましょう。

あとは自動返信メール設定の最下部にある
「自動返信メール」に、メールアドレスの項目を入力します。

例)[mwform_text name=”mail]ならば、mailと入力

これで自動返信メールの設定は完了です。

 

管理者宛メール設定は絶対適用すべき!

自動返信メールの項目の下部に「管理者宛メール設定」という項目があります。

管理者宛メール設定

これは、瑞穂は「お問い合わせが来ました。内容は~」と
スマホで使っているアドレスにメールが来るように設定しています。

そうすれば、お問い合わせが来たとき
わざわざパソコンを開かずとも、スマホからさっと確認できるので
出先などでも返信を作成できるため、時間短縮につながります。

仕事の空き時間を利用して回答を考えることもできます。

これは自分用なので内容はなんでもいいです。

最悪
「お問い合わせ来たぞい。
内容はこっちだい。
名前
メールアドレスetc」でもかまいません。

お問い合わせされた内容さえ書いてあればかまいません。

というか、これを設定しておかないと
お問い合わせされた内容を管理者が確認することができません。

そういう意味でも、管理者宛メールは最重要といえる項目です。
設定忘れのないようにしましょう。

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